روابط عمومی (Public Relations) یا همان PR، بخش مهمی در هر سازمان می باشد. آشنایی با این مفهوم کارآمد حائز اهمیت است. یکی از بخش های مهم به ویژه در سازمان های مشتری محور، بخش روابط عمومی است. اما روابط عمومی چیست و چه وظایفی دارد؟ این بخش واسطی بین سازمان و مخاطبان آن است. فرقی ندارد که یک مجلهی مطبوعاتی دارید یا یک فروشگاه اینترنتی، وجود بخش روابط عمومی یا حداقل آشنایی با روابط عمومی به شما کمک بسیاری خواهد کرد. حتما تا به حال برای تان پیش آمده است که در آگهی های استخدام، آگهی هایی با این مضمون که “به یک مسئول روابط عمومی نیازمندیم” توجه شما را جلب کرده باشد. شاید با دیدن این آگهی این سوال را برایتان ایجاد کند که روابط عمومی چیست و یا چه نقشی در سازمان دارد؟ اصلا هدفش چیست؟ با ما همراه باشید تا با این مفهوم آشنا شوید.
روابط عمومی چیست؟
روابط عمومی (PR) روشی برای مدیریت آگاهانه گسترش اطلاعات بین فرد یا سازمان (مانند یک کسب و کار، آژانس دولتی ، یایک سازمان غیرانتفاعی) و مردم است. روابط عمومی به زبان ساده، فرآیند ایجاد و حفظ رابطه بین یک سازمان با مخاطبانش است. روابط عمومی ممکن است شامل یک سازمان یا فردی باشد که موضوعات موردعلاقه عمومی و اخبار را در معرض دید مخاطبان خود قرار میدهد.
این امر آن را از تبلیغات که نوعی از ارتباطات بازاریابی است متمایز میکند. روابط عمومی ایده ایجاد پوشش برای مشتریان بجای بازاریابی یا تبلیغات است. اما اکنون تبلیغات نیز جزئی از فعالیت های روابط عمومی است. نمونهای از روابط عمومی خوب، تولید مقالهای است که مشتری را شامل میشود، نه اینکه در کنار مقاله هزینه تبلیغات مشتری را نیز بپردازید.
هدف از روابط عمومی اطلاع رسانی به مردم، مشتریان آیندهنگر، سرمایه گذاران، شرکا، کارمندان و سایر ذینفعان و درنهایت ترغیب آنها به حفظ دیدگاه مثبت یا مطلوب در مورد سازمان، رهبری آن، محصولات یا تصمیمات آن است. متخصصان PR به طور معمول برای شرکتهای روابط عمومی و بازاریابی، کسب و کارها و شرکتها، دولت، سازمانهای غیردولتی و سازمانهای غیرانتفاعی کار میکنند.
مشاغل اصلی در روابط عمومی شامل هماهنگ کننده حسابداری، مدیر اجرایی حسابداری، سرپرست حسابداری و مدیر روابط با رسانه است. متخصصان روابط عمومی با مخاطبان هدف سازمان، رسانه ها، رسانه های تجاری و مواردی از این قبیل ارتباط برقرار میکنند و سعی در حفظ این ارتباط دارند.
مسئولیتهای مشترک شامل طراحی کمپین های ارتباطی، نوشتن اخبار و مطلب برای اخبار، کار با مطبوعات، ترتیب مصاحبه برای سخنگوی شرکت، نوشتن سخنرانی برای رهبران شرکت، فعالیت به عنوان سخنگوی سازمان، آماده سازی مشتری برای کنفرانس های مطبوعاتی، مصاحبه های رسانه ای و سخنرانی ها، نوشتن وب سایت و محتوای رسانه های اجتماعی، مدیریت بحران، مدیریت ارتباطات داخلی و فعالیت های بازاریابی مانند آگاهی از برند و مدیریت رویدادها است.
موفقیت در زمینه PR مستلزم درک عمیقی از علایق و نگرانی های بسیاری از ذینفعان شرکت است. متخصص روابط عمومی باید بداند که چگونه با استفاده از قدرتمندترین ابزار تجارت روابط عمومی یعنی تبلیغات، به طور موثر میتواند این نگرانی ها را برطرف کند.
تعریف روابط عمومی
آیوی لیو دوستش ادوارد لوییز برنیز، اولین تعریف از روابط عمومی را در اوایل دهه 1900 به شرح زیر ارائه دادند:
“یک عملکرد مدیریتی که رویداد های عمومی را جدول بندی میکند، سیاست ها، رویه ها و علایق یک سازمان را تعریف می کند … به دنبال آن اجراییک برنامه برای به دست آوردن درک و پذیرش عمومی است.”با این حال، هنگامی که بعداً از لی درباره نقش خود در جلسه دادرسی کمیسیون حمل و نقل متحد سؤال شد، وی گفت: “من هرگز نتوانسته ام عبارت رضایت بخشی را برای توصیف آنچه انجام میدهم پیدا کنم.”در سال 1948، مورخ اریک گلدمن دربارهی تعریف روابط عمومی گفت: “بین متخصصان و منتقدین در این زمینه اختلاف نظر وجود دارد.”تعریف روابط عمومی ممکن است گاهی پیچیده شود.
به گفته برنیز، مشاور روابط عمومی نماینده ای است که با رسانههای مدرن ارتباطات و تشکل های گروهی جامعه همکاری میکند تا بتواند ایده هایی را به آگاهی عموم برساند. علاوه بر این، وی همچنین با ایدئولوژی ها و دوره های آموزشی و همچنین کالاها و خدمات عمومی و انجمن های صنعتی و گروه های تجاری بزرگی که در آن حمایت های مردمی صورت میگیرد، درگیر است.
در آگوست 1978 ، مجمع جهانی انجمنهای روابط عمومی این حوزه را به این صورت تعریف کرد:”هنر و علوم اجتماعی تجزیه و تحلیل روندها، پیش بینی پیامدهای آنها، مشاوره با رهبران سازمان و اجرای برنامه های عملیاتی برنامه ریزی شده که هم به نفع سازمان و هم به نفع عموم مردم است.”
انجمن روابط عمومی آمریکا یا PRSA، یک انجمن تجارت حرفهای، روابط عمومی را در سال 1982 به این صورت تعریف کرد:”PR به یک سازمان و جامعه کمک میکند تا به طور متقابل با یکدیگر سازگار شوند.”در سال های 2011 و 2012، PRSA از عموم مردم خواستار تعریف این اصطلاح شد و به مردم این اجازه را داد كه به یكی از سه فینالیست رای دهند.
PRهمچنین میتواند به عنوان عملی برای مدیریت ارتباطات بین یک سازمان و مخاطبان آن تعریف شود. روابط عمومی این است که از دفاع از عموم سخن بگوید و برای دستیابی به اهداف خود و محافظت از منافع مردم ، بستر گفتگو ایجاد کنید.
پس از آشنایی با PR لازم است نگاهی به شرح وظایف روابط عمومی و اطلاعرسانی داشته باشیم تا درک بیشتری از آن داشته باشیم.
شرح وظایف روابط عمومی و اطلاع رسانی
وظایف روابط عمومی چیست؟ وظایف روابط عمومی گاهی ممکن است گستردگی زیادی داشته باشد. مدیران روابط عمومی وظیفه اداره همه جنبههای تبلیغات برنامهریزی شده و فعالیت های روابط عمومی را بر عهده دارند. وظایف روابط عمومی عبارتند از:
- برنامه ریزی استراتژیها و کمپینهای تبلیغاتی
- نوشتن و تولید سخنرانیها و انتشارات مطبوعاتی
- رسیدگی به سوالات و شکایات مردم، مطبوعات و سازمانهای مربوطه
- سازماندهی و شرکت در برنامه های تبلیغاتی مانند کنفرانسهای مطبوعاتی، نمایشگاهها ، تورها و بازدیدها
- صحبت عمومی در مصاحبه ها، کنفرانس های مطبوعاتی و سخنرانی ها
- ارائه اطلاعات به مشتریان در مورد فرصتهای تبلیغاتی جدید و پیشرفت کمپینهای PR فعلی
- تجزیه و تحلیل پوشش رسانهای
- راهانداز یا تقبل تحقیقات بازار
- ارتباط با مشتریان و کارمندان در مورد بودجه، بازه زمانی و اهداف.
وظایف روابط عمومی بسته به نوع سازمان و شرایط ممکن است تغییر کند که این امر بستگی به دو عامل دارد:
- شرایط موجود
- شرایط سازمان (میزان تمرکز تصمیمات، میزان رعایت سلسله مراتب سازمانی، میزان انعطافپذیری سازمان و …)
ملزومات روابط عمومی
- مهارتهای ارتباطی بالا.هم به صورت شفاهی و هم به صورت کتبی
- مهارتهای ارتباطی بین فردی
- داشتن مهارت در زمینهIT به اندازهی کافی
- داشتن مهارتهای ارائه
- ابتکار عمل
- توانایی اولویت بندی و برنامه ریزی مؤثر
- آگاهی از برنامه های مختلف رسانه ای
- خلاقیت
تاریخچه روابط عمومی در جهان
PR پدیده قرن بیستم نیست بلکه ریشه ای تاریخی دارد. بسیاری از نوشتههای به دست آمده، تأسیس دفتر تبلیغات یا دفتر روابط عمومی را در سال 1900 میدانندکه پایه و اساسی برای حرفه روابط عمومی است. با این حال،اشکال اولیه نفوذ عمومی و مدیریت ارتباطات را میتوان در دانشگاهیان تمدنهای باستان، در هنگام استقرار جامعه ای جدید و در حین جنبش برای از بین بردن برده داری در انگلستان مشاهده کرد. باسیل کلارک را به دلیل تأسیس خدمات انتشار در سال 1924در انگلستان، بنیانگذار روابط عمومی به حساب میآید.
در طول جنگ جهانی کشورهای آمریکا، انگلستان، آلمان و سایر کشور های از روش های تبلیغاتی برای به دست آورده حمایت داخلی در کشور خود استفاده کردند. آنها همچنین در کشورهای رقیب نیز تبلیغ میکردند تا مردم آن کشور را علیه سیاست مداران خود تشویق کنند و به طرف جبههی خود بکشانند. این کار نیازمند جذب افراد با استعداد در این زمینه بود که به نوبهی خود با عث جهش و رشد بسیاری در زمینهی PR شد. روش های بسیاری در این دوره پدید آمد و روزنامه نگاران و نویسندگان زیادی هنر و استعداد خود را به این سمت معطوف کردند زیرا تبلیغات مناسب میتوانست باعث پیشرفت آن ها شود
بیشتر مورخان معتقدند كه PR ابتدا توسط ایوی لییا ادوارد برنیز در ایالات متحده به وجود آمد و سپس در عرصهی بین المللی گسترش یافت. استدلال آن ها چنین است که بسیاری از شرکت های آمریکایی که دارای بخشهای روابط عمومی بودند، هنگام تاسیس شرکت های تابعه اروپایی، این مفهوم را به اروپا منتقل کردند.
نیمه دوم 1900 دوران توسعه حرفه ای PR است. انجمن های صنفی، مجلات اخبار، آژانس های بین المللی روابط عمومی و کلاس های دانشگاهی برای این حرفه تأسیس شدند. در اوایل دهه اول قرن 21 ، حضور روابط عمومی در شبکه های اجتماعی و سایت های اینترنتی بیشتر شد. از سال 2006 به بعد، حضور شبکههای اجتماعی در زمینهی روابط عمومی بیشتر و بیشتر شد و امروزه نقش به سزایی در این زمینه دارد.
رشته روابط عمومی چیست
دانش آموزان در رشته روابط عمومی میآموزند که چه چیزی برای ایجاد و مدیریت یک کمپین ارتباطی استراتژیک برای انواع مختلف شرکتها و سازمانهای دولتی لازم است. آن ها روش های مختلفی را كه میتواند برای جلب توجه رسانه ها به كار گرفته شود مطالعه کرده و همچنین یاد میگیرند برای ایجاد ادراک عمومی چه چیزی لازم است.
بسیاری از افراد روابط عمومی را با بازاریابی یا تبلیغات اشتباه میگیرند اما این مفاهیم با هم تفاوت دارند. دانشجویان در این رشته بر ارتباطات متمرکز هستند. نامه نگاری، برخورد با مطبوعات، سخنرانی در عموم و شرکت یا ایجاد کنفرانس های مطبوعاتی در از دیگر مهارت هایی است که در این رشته آموزش داده میشود.
چشم انداز شغلی، اهداف و وظایف روابط عمومی
در بریتانیا، متوسط درآمد مدیر روابط عمومی حدود 77 هزار پوند میباشد. در آمریکا این مبلغ حدود 67 هزار دلار بوده است. این شغل در آمریکا با رشد 9 درصدی در سال همراه است و امکان پیشرفت بسیاری دارد. متوسط درآمد برای این حرفه در کانادا نیز مبلغ 59 هزار دلار در سال است.
تاکتیکها
متخصصان روابط عمومی، چهره یك سازمان یا فرد را معمولاً برای بیان اهداف و دیدگاه های رسمی خود در مورد موضوعات مهم، در درجه اول برای رسانهها ارائه میدهند. روابط عمومی در چهرهی یک سازمان با تأثیرگذاری بر رسانهها و حفظ روابط با ذینفعان نقش مهمی دارد.
به گفته دکتر ژاکی از دانشگاه کوئین مارگارت، متخصصان روابط عمومی را میتوان “کارگرانی دانست که با استفاده از گفتمان و متخصص بودن در ارتباطات و ارائه استدلال و استفاده از راهکارهای نوآورانه برای دستیابی به اهداف مدیریتی تلاش میکنند.”
رشتهها و زیر مجموعههای روابط عمومی شامل موارد زیر است:
- ارتباطات عمومی مالی: برقراری ارتباط بین نتایج مالی و استراتژی های کسب و کار
- ارتباطات عمومی مصرف کننده/ سبک زندگی: تبلیغ عمومی برای یک محصول یا خدمات خاص
- ارتباطات بحران: واکنش در بحران
- ارتباطات داخلی: برقراری ارتباط در درون شرکت
- ارتباطات دولتی (لابی گری): مشارکت ادارات دولتی برای تأثیرگذاری بر سیاستهای عمومی
- ارتباطات رسانه ای: یکی از عملکردهای روابط عمومی است که شامل ایجاد و حفظ روابط نزدیک با رسانههای خبری است تا بتوانند برای شما تبلیغ کرده و باعث فروش شما شوند.
- رسانه های اجتماعی / بازاریابی جامعه: در شرایط امروز، متخصصان روابط عمومی برای انتشار پیام دربارهی مشتریان خود و بازارهای هدف مورد نظر، از بازاریابی رسانههای اجتماعی استفاده میکنند.
- روابط عمومی درون خانه: یک متخصص PR برای مدیریت کمپین های مطبوعاتی و تبلیغاتی که شرکت آنها را استخدام کرده است.
ایجاد و مدیریت روابط با کسانی که در سازمان یا مخاطبان فردی تأثیر میگذارند ، نقشی اساسی در انجام امور روابط عمومی دارد. متخصصان PR معمولا از لیست هایی استفاده میکنند که در آن ارتباطات آن ها ذکر شده است. این ارتباطات به خصوص ارتباط در شبکه های اجتماعی، به چشم دارایی های سازمان نگریسته میشوند.
تاکتیک هایی که در روابط عمومی استفاده میشوند عبارتند از:
هدف قرار دادن مخاطب
یک تکنیک اساسی که در PR مورد استفاده قرار میگیرد، شناسایی مخاطب هدف و متناسب کردن پیام ها برای هر مخاطب است. گاهی اوقات منافع مخاطبان و ذینفعان مختلف، مستلزم ایجاد چندین پیام مجزا اما مکمل است. این پیامها باید به یکدیگر مرتبط باشند، بنابراین باعث سازگاری با پیام و موضوع کلی میشوند. تاکتیکهای هدفگذاری مخاطبان برای متخصصان روابط عمومی بسیار مهم است زیرا این کار با مشکلات زیادی روبرو است:
دید کم، عدم درک عمومی، مخالفت منتقدین و نداشتن منابع مالی کافی.از طرف دیگر، بر طبق نظریه ذینفعان، افرادی وجود دارند که در سازمان شما سهمی دارند. باید توجه کرد که همه مخاطبان ذینفع هستند (یا ذینفعان احتمالی)، اما همه ذینفعان مخاطب نیستند. به عنوان مثال ، اگر یک موسسه خیریه یک آژانس روابط عمومی ایجاد کند تا یک کمپین تبلیغاتی برای جمعآوری پول برای یافتن درمانی برای نوعی بیماری پیدا کند، خیرین و افراد مبتلا به این بیماری ذینفع هستند اما هرکسی که احتمال دارد پولی اهدا کند مخاطب است.
کارشناسان روابط عمومی مهارت های عمیقی در روابط رسانه ای، موقعیت یابی بازار و برندسازی دارند. این افراد عناصر قدرتمندی هستند که کمک میکنند تا اطلاعات واضح و غیر مبهم به مخاطب هدف ارائه شود.
عموم (مخاطبین) در روابط عمومی
عموم مردم هر گروهی هستند که اعضای آن در یک موضوع خاص مانند حزب سیاسی دارای منافع یا ارزشهای مشترک باشند. سپس این اعضا ذینفع تلقی میشوند؛ یعنی افرادی که سهم یا علاقه ای به سازمان یا موضوع دارند که به طور بالقوه سازمان یا گروه مورد نظرشان را درگیر می کند. عموم در روابط عمومی عبارتند از:
- عموم سنتی: گروههایی که با آنها رابطه مستمر و طولانی داریدو شامل موارد زیراست: کارمندان، رسانهها، دولت، سرمایهگذاران و مشتریان
- عموم غیر سنتی: گروههایی که به طور معمول با سازمان ناآشنا هستند و با آنها رابطه ای نداشتهاید اما ممکن است به دلیل تغییراتی در سازمان، جامعه و یا دیگر تغییرات، به عموم سنتی تبدیل شوند.
- عموم نهفته: گروهی که ارزشهای آن ها با ارزشهای سازمان در تماس بوده است اما اعضای آن هنوز آنرا درک نکردهاند. اعضای آن هنوز از وجود این رابطه آگاه نیستند.
- عموم آگاه: گروهی از اعضا که از وجود ارزشها یا علایق مشترک با سازمان شما آگاه هستند اما سازماندهی یا تلاش نکردهاند که به این اشتراکات پاسخی دهند.
- عموم مداخله کننده: هر شخصی که به شما کمک میکند تا پیام خود را به عموم دیگری ارسال کنید. میتواند رسانه یا هر شخص دیگری باشد.
- عموم اولیه: گروهی است که میتواند به طور مستقیم بر اهداف سازمان و محور ارزش آن تأثیر بگذارد که شامل رسانه ها، کارمندان، دولت، سهامداران ، مؤسسات مالی و جامعه باشد.
- عموم ثانویه: مانند عموم اولیه مستقیما بر تصمیات سازمان تاثیر گذار نیست اما همچنان رابطه و اشتراکات زیادی با سازمان دارد.
- عموم درونی: افراد درون یک سازمان
- عموم خارجی: افراد خارج از سازمان
- مردم داخلی: افراد داخل کشور
- افکار عمومی بین المللی: افراد خارج از کشور. هنگام برقراری ارتباطات با این افراد باید توجه داشت که به فرهنگ، اخلاقیات، ارزش ها و تفکر آنها احترام گذاشت و به گونه ای برخورد کرد که موجبات ایجاد ناسازگاری فراهم نشود.
رساندن پیام
هدف از این کار، رساندن پیام به گونه ای است که از بروز اشتباه جلوگیری شود. اما چگونه؟ پیام شما باید به گونهای صحیح و درست به مخاطبان شما برسد به گونهای که در ذهن آن ها هیچ ابهامی وجود نداشته باشد. وجود هر گونه ابهام میتواند بر شما تاثیر بگذارد زیرا همانگونه که گفتیم، مخاطبان شما ذینفعان شما هستند و تصمیمات آنها بر تصمیمات شما نیز تاثیرگذار است. پیام شما باید اطلاعات کاملی را به دست آنها برساند که شامل بیانیه ماموریت سازمان، بیانیه چشم انداز سازمان، تصمیمات آینده و دیگر مسائلی باشد که ذینفعان را نسبت به کسب و کار یا سازمان شما آگاه کند.
بازاریابی از طریق شبکههای اجتماعی
هرچند که مفهوم بازاریابی با مفهوم PR متفاوت است، اما برنامه بازاریابی شما جایی در مدیریت روابط عمومی شما دارد. سخن دربارهی بازاریابی از طریق شبکه های اجتماعی بحث مفصلی است که از چارچوب این مقاله خارج است زیرا مقالهی پیش روی شما، یک مقاله در مورد روابط عمومی است اما با این حساب ذکر چند نکته خالی از لطف نیست. دست اندرکاران PR همواره به رسانه هایی مانند تلویزیون، رادیو و مجلات اعتماد کرده اند تا ایده ها و پیام های خود را متناسب با مخاطب هدف تبلیغ کنند. بازاریابی از طریق شبکه های اجتماعی نه تنها راهی جدید برای دستیابی به این هدف است، بلکه ادامه راهبردی است که برای ده ها سال وجود داشته است.
متخصصان PR به خوبی از این واقعیت آگاه هستند که فناوری دیجیتال به روشی متفاوت از گذشته استفاده میشود. به عنوان مثال، تلفن های همراه دیگر فقط دستگاه هایی نیستند که برای گفت و گو استفاده شوند بلکه کاربردهایی به مراتب بیشتر پیدا کردهاند. با پیشرفت فناوری دیجیتال، روشهایی برای سنجش اثربخشی روابط عمومی آنلاین توسعه یافته است.
انجمن روابط عمومی آمریکا که از سال 1947 در حال تدوین استراتژی های PR است، 5 مرحله برای سنجش اثربخشی روابط عمومی آنلاین را مشخص کرده است:
- مداخله (Engagement): تعداد افرادی که با یک مورد تداخل شده اند (لایک، کامنت و … ) را اندازه میگیرد.
- تاثیر (Impressions): تعداد افرادی که موردی را مشاهده کرده اند اندازهگیری میکند.
- آیتم (Item): هر محتوا (پست های وبلاگ، مقالات و غیره) را اندازهگیری میکند.
- منشن ها (Mentions): تعداد دفعاتی که نام سازمان یا محصول شما ذکر میشود.
- دستیابی (Reach): تا چه اندازه کمپین PR توانسته است در مخاطبان نفوذ کند.
تعریف روابط عمومی در بازاریابی
PR و بازاریابی دو مفهوم متفاوت اما مرتبط است. روابط عمومی یکی از مؤثرترین روشها برای برقراری ارتباط با بازار است. این وسیله قدرتمند است و درصورتی که همه چیز به خوبی برنامهریزی شده باشد، یکی مقرون به صرفهترین فعالیتهای تبلیغاتی است. دربرخی موارد ، این برنامه رایگان است.
مشابه اهداف اساسی بازاریابی، روابط عمومی مؤثر به دنبال برقراری اطلاعات است تا:
- محصولات و خدمات جدید راه اندازی شود.
- یک محصول یا خدمت جایگزین شود.
- علاقه به یک محصول، خدمت یا برند تجاری را ایجاد یا افزایش دهد.
- گروه های هدف خاصی را تحت تأثیر قرار دهد.
- تصویر کلی شرکت را بهبود بخشد.
- موارد ذکر شده نشان دهندهی ارتباط pr با بازاریابی است. برخی از صاحب نظران معتقدند که تعریف PR در بازاریابی نهفته است.
روابط عمومی مدرن چیست
با گسترش روزافزون فناوری، PR از شکل سنتی خود فاصله گرفته است. امروزه برای روابط عمومی نرم افزارهایی نیز طراحی شده است. سرویسهای دریافت نظرات از طریق اس ام اس، برنامه های CRM، بخش نظرات سایت و بسیاری از مثال های دیگر به کار گرفته شده اند تا روابط عمومی سازمان بهبود یابد. روش های سنتی PR ممکن است امروزه در برخی از شرکت ها جایی نداشته باشند(اما نه مفهوم آن) و جای خود را به شیوه های مدرن آن داده باشند. روابط عمومی الکترونیک جایگاه ویژه ای در سازمان های مختلف پیدا کردند و با توجه به تعداد زیاد مخاطبان در برخی از کسب و کارها، ابزار مناسبی هستند.
جمع بندی
خلاصهی کلام این است: روابط عمومی مهم است! نمیتوانید انتظار داشته باشید بدون ارتباط با افراد، سازمانها یا نهادهای دولتی پیشرفتی در کسب و کارتان داشته باشید. آشنایی با اصول و تاکتیکهای روابط عمومی نقش مهمی در برنامههای راهبردی شما دارد پس آن را فراموش نکنید.