با ما همراه باشید تا با نکات (ایمیل نویسی) نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی آشنا شوید.
آیا نیاز دارید مرتب برای همکاران بین‌المللی‌تان ایمیل بنویسید در حالی‌که انگلیسی زبان مادری‌تان نیست؟ نوشتن یک ایمیل تاثیرگذار در شرایطی که انگلیسی زبان اولتان نیست، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما در این مقاله تعدادی نکات مفید بیان شده که به شما کمک می کند به‌طور کلی کیفیت ایمیل‌تان را بهبود دهید و بیشتر شبیه یک فرد انگلیسی زبان به‌نظر بیایید. اینکه زبان انگلیسی زبان اول شما نیست بهآن معنا نیست که هربار می‌خواهید بر روی دکمه ارسال کلیک کنید با احساس ترس و ناامنی محدود شوید. اگر این استراتژی‌های ساده را در نوشته‌های خود اعمال کنید، باید قادر باشید که ایمیل‌ها را با اطمینان برای هرکسی (حتی افرادی از کشورهای انگلیسی زبان مثل آمریکا) ارسال کنید.
بیشتر بخوانید: ایمیل مارکتینگ یکی از کانال‌های بازاریابی دیجیتال است، برای شناخت کانال‌های دیگر این حوزه خواندن مقاله دیجیتال مارکتینگ را از دست ندهید!!
چطور برای تیم‌های بین‌المللی ایمیل انگلیسی بنویسیم؟
اغلب افراد به شما نمی‌گویند که طراحی یک ایمیل خوب حتی قبل از نوشتن اولین کلمه شروع می‌شود. نوشتن یک ایمیل خوب با طرز فکر شما شروع می‌شود. وقتی در قالب فکری درست باشید، قادر به نوشتن ایمیلی تاثیرگذار و ترغیب‌کننده که به‌خوبی ارتباط برقرار می‌کند، خواهید بود. به‌نظر منطقی می‌آید … اما چطور «قالب فکری صحیح» ایجاد می‌کنید؟ تعدادی از قوانین مهم نوشتن ایمیل که باید در نوشتن هر ایمیلی اعمال کنید را درونی‌سازی کنید. خبر خوب این است که این قوانین میتوانند در هر نوع ارتباطی، نه فقط ایمیل، به‌کار گرفته شوند.
اولین قانون ایمیل نویسی: تصور کنید ایمیلی که در حال نوشتن آن هستید را دریافت می‌کنید
تا به‌حال شده نامه‌ای دریافت کنید که انقدر نامنسجم و نامرتبط باشد که حتی نتوانید خواندنش را به پایان برسانید چه برسد به اینکه بخواهید پاسخی به آن بدهید؟ یا ایمیلی دریافت کنید که پیشنهادی بی‌ربط را شامل شود؟ یکی از بزرگترین مشکلات در مورد ایمیل نویسی، نبود یکدلی با گیرنده ایمیل است. قبل از نوشتن ایمیل، اغلب به مورد استقبال واقع شدن ایمیل‌شان از جانب طرف مقابل اهمیتی نمی‌دهند.
اگر می‌خواهید ایمیل شما جدی گرفته شود، باید بتوانید با گیرنده ایمیل، حتی قبل از نوشتن آن، همدلی کنید. قبل از ارسال ایمیل درباره گیرنده آن فکر کنید:
- چرا برای این فرد ایمیل ارسال می‌کنید؟
- فرد گیرنده ایمیل چه می‌خواهد؟
- آیا این فرد مورد نظر برای ایجاد ارتباط است باتوجه به هدفی که می‌خواهم به آن برسم؟
البته اگر قبلا به این فرد نزدیک بوده‌اید نیازی به این سوالات نیست. احتمالا می‌توانید یک ایمیل سریع به این فرد ارسال کنید و هم‌چنان جواب دریافت کنید. اما اگر برای فردی جدید یا ناآشنا ایمیل ارسال می‌کنید، زمانی برای تامل در این سوالات درنظر بگیرید. جواب‌های‌تان کمک می‌کند تا ایمیلی متفکرانه و منسجم بنویسید. در دوره دیجیتال مارکتینگ آکادمی دهبان علاوه یادگیری نحوه صحیح ایمیل مارکتینگ در شاخه‌های دیگر بازاریابی آنلاین نیز مهارت کسب می‌نمائید.
دومین قانون ایمیل نویسی: همانطور که صحبت می‌کنید بنویسید
اگر انگلیسی زبان نیستید، طبیعیست که فکر کنید باید ایمیل‌تان را رسمی بنویسید. با این‌حال، این موضوع منجر به ایمیل‌هایی می‌شود که بسیار رسمی هستند و خشک و ناخوشایند خواهند شد. به‌عنوان مثال:
افراد انگلیسی زبان غیررسمی‌تر می‌نویسند، نوشته‌ها آنها به‌شکلی است که انگار با فرد دیگری صحبت می‌کنند. چند نکته گرامری کوتاه را یادآور می‌شویم که همیشه کمک می‌کنند انگلیسی زبان به‌نظر بیایید: به صورت معلوم بنویسید و از جملات مجهول اجتناب کنید.
یک «جمله معلوم» نشان می‌دهد که یک فاعل، فعلی را انجام می‌دهد، مثل: « مریلین نامه را ایمیل کرد». در مقابل، «جمله مجهول» نشان می‌دهد که یک فعل توسط فاعلی انجام شده است، مثل: « نامه بوسیله مریلین ایمیل شد». به‌جای آنکه بنویسید «بازخورد شما بسیار مورد استقبال است»، بنویسید «من از بازخورد شما استقبال می‌کنم». به‌جای آنکه بنویسید «درخواست شما دریافت شد»، نوشتن « من درخواست شما را دریافت کردم» را امتحان کنید. توجه داشته باشید جملات معلوم را به گونه‌ای به‌کار بگیرید که دوستانه‌تر به‌نظر برسند.
چطور یک ایمیل تاثیرگذار انگلیسی بنویسیم
۱- قسمت موضوع ایمیل Subject Line
معمولا موضوع اولین چیزی است که هر کسی می‌خواند قبل از آنکه تصمیم به باز کردن ایمیل بگیرد. این بدان معناست که موضوع کلیدی است که مشخص می‌کند ایمیل شما، باز می‌شود، نادیده گرفته می‌شود و یا پاک می‌شود. متاسفانه غیر انگلیسی زبان‌ها اغلب نمی‌دانند که چه چیزی در قسمت موضوع بنویسند. به این مثال نگاه کنید:
این موضوع مشخص (به هرحال نمونه‌ای از زندگی واقعی است) مبهم و پیچیده است و در واقع هیچ اشاره‌ای نمی‌کند که محتوای ایمیل در چه موردی است. نتیجه؟ *حذف کردن* اگر برای اولین بار با کسی ارتباط برقرار می‌کنید قسمت موضوع بسیار مهم‌تر خواهد شد. گیرنده ایمیل شما را نمی‌شناسد و تنها می‌تواند با موضوع ایمیل شما را قضاوت کند.
حتی اگر ایمیلی داخل شرکت‌تان ارسال می‌کنید بازهم به نوشتن یک موضوع خوب توجه کنید تا گیرنده شما ایده‌ای درباره آنچه که دریافت کرده، داشته باشد. مثل هر فرد مشغول دیگه‌ای، هم‌گروهی شما روزانه یک تن ایمیل دریافت می‌کند، و قطعا قدردان تلاش مضاعف شما جهت ارسال یک موضوع توصیفی خواهد بود.
پس چطور یک موضوع ایمیل خوب می‌نویسید؟
شفاف باشید، مستقیم بنویسید و محتوای ایمیل را توضیح دهید. نگران نباشید که کل خط موضوع پر شود، به آنها بگویید که باید انتظار چه چیزی را داشته باشند. همان طور که می‌بینید نیازی به متوسل شدن به ترفندهای فریب‌کارانه و یا عنوان‌های کلیک‌گیر برای تشویق به باز کردن ایمیل نیست. فراموش نکنید که شما نمی‌خواهید که افراد فریفته شوند (گول بخورند) و ایمیل شما را بخوانند، در واقع شما می‌خواهید که آن‌را بخوانند و اقدامی انجام دهند.
شما می‌خواهید با ایمیل‌تان احساسات مثبت را به اشتراک بگذارید، نه خشم و ناامیدی را. اینجا مثال‌هایی از موضوعات مناسب آورده شده است:
- I’m going to be in Town next Tues – are you available
- Introduction to Kevin Bacon
- FAQ — will you take you 2 minutes — need answer today
- Susan suggested I reach out to you
۲- با سلام و احوالپرسی مناسب شروع کنید
برای شروع ایمیل، باید با یک سلام و احوالپرسی مناسب آغاز کنید. در سلام و احوالپرسی دو جزء وجود دارد: سلام و جمله آغازین. اغلب غیر انگلیسی زبان‌ها احتمالا از ترس آنکه مبادا کسی را برنجانند فقط به یک سلام اکتفا می‌کنند—Dear[X]. بدون توجه به متن نامه، غیر انگلیسی زبان‌ها بارها و بارها از Dear[X] استفاده می‌کنند.
سلام صحیح در واقع به موقعیت بستگی دارد. اگر نامه رسمی به بانک یا موسسات دولتی می‌نویسید، بهتر است با Dear[X] شروع کنید. اگر به کسی که می‌شناسید ایمیل می‌زنید، یا دریک محیط غیررسمی کار می‌کنید، استفاده از Hi [name] کاملا مناسب است.
برای کمک به شما تعدادی از سلام‌هایی که با آنها می‌توانید ایمیل‌تان را شروع کنید آورده شده است:
- Dear [First Name]
- Dear Mr./Ms. [Last Name]
- [Name]
- Good morning/afternoon
- Hi
- Hey
- Hey/Hi there
بعد از سلام، حالا نوبت آن است که به سراغ یک جمله شروع مناسب باشید. همانطور که موضوع ایمیل مشخص می‌کند که ایمیل شما باز می‌شود یا خیر، جمله آغازین مناسب هم مشخص می‌کند که ایمیل شما خوانده می‌شود یا خیر. بهترین راه برای اینکه این کار را درست انجام دهید آن است که گیرنده ایمیل را بررسی کنید. مشخص کنید که گیرنده شما به چه چیزی علاقمند است. پروفایل آن ها درشبکه‌های اجتماعی بررسی را کنید (اعم از فیسبوک، لینکدین و غیره)، و اگر مطلب منتشر می‌کنند بعضی از مطالب وبلاگ آن ها را مطالعه کنید.
اسم آنها را در گوگل سرچ کنید و ببینید مطلب جالب توجهی پیدا می‌کنید؟ به وبسایت آنها سر بزنید و صفحه درباره ما را مطالعه کنید و دریابید که روی چه چیزی کار می‌کنند و یا در چه زمینه‌ای تمایل به همکاری دارند. با این اطلاعات می‌توانید جمله آغازینی بنویسید که منجر به همکاری شود.نشان دهید که آنها را می‌فهمید، می‌دانید که به چه چیزی نیاز دارند، و شما چطور می‌توانید به آنها کمک کنید.
با این روش می‌توانید نشان دهید که متفاوت هستید—به آنها علاقمند هستید و حتی حاضرید چندین مایل سفر کنید تا بیشتر در مورد آنها بدانید. و اینکه به آنها نشان دهید که چالش‌های آنها را می‌فهمید به اعتمادسازی کمک می‌کند. اگر به همکار یا کسی که می‌شناسید ایمیل می‌دهید قطعا نیازی به این موارد نیست، اما بهرحال مهم است متنی بنویسید که آنها متوجه شوند چه چیزی در شرف وقوع است.
نکته: اگر ایمیل‌های فروش ارسال می‌کنید و به نکات الهام‌بخش نیاز دارید تا دقیقا متوجه شوید چه چیزی باید بگوئید، می‌توانید به پیش‌نویس‌های آماده در سایت‌هایی از قبیل hubspot مراجعه کنید. با این ابزار می‌توانید به مجموعه‌ای از پیش‌نویس‌ها که برای هر مرحله از سفر مشتری طراحی شده است دسترسی پیدا کنید.
۳- تلاش کنید پیغام‌تان کوتاه و موجز بماند
طبق مطلب سایت Statista، روزانه تقریبا ۲۶۹ میلیارد ایمیل دریافت و ارسال می‌کنیم. تعداد کل ایمیل‌های دریافتی و ارسالی در سراسر جان از سال ۲۰۱ تا ۲۰۲۲ (ارقام به میلیارد) اگر تعداد میانگین افراد در کشورهای پیشرفته را حدود ۴ میلیون نفر در نظر بگیریم، هر نفر حدود ۶۸ ایمیل در روز دریافت می‌کند. این آمار هشدار دهنده یک چیز را مشخص می‌کند: ما زمان زیادی را صرف مطالعه ایمیل می‌کنیم.
نوشتن ایمیلی که باز شود، خوانده شود و بر طبق آن اقدام شود کار آسانی نیست. کاری که باید در الویت قرار دهید اطمینان از حرفه‌ای، همدلانه و آسان بودن ایمیل هنگام خواندن آن است. شما باید برای وقت خواننده نامه ارزش قائل باشید. ممکن است احساس کنید که نیاز دارید همه موارد را در یک ایمیل به آنها بگویید اما اصلا این کار را نکنید. هیچ کس مشتاقاقنه منتظر نیست که یک مقاله سه صفحه‌‍ای در ایمیل خود دریافت کند. اینجا نمونه‌ای از این نوع ایمیل آورده شده است:
بجای آن ایمیل را کوتاه، مختصر نگه دارید. اطلاعات مشخص و ضروری را بیان کنید. اینگونه به موضوع نگاه کنید: یک مورد که می‌خواهید فرد بعد از باز کردن ایمیل شما به‌دست بیاورد چیست؟ اطمینان حاصل کنید ایمیل به گونه‌ای نوشته شده است که به نتیجه نهایی که مورد نظر شماست برسد. اگر نیاز است که اطلاعات زیادی را در یک ایمیل بگنجانید، شاید بهتر باشد که یک شماره تلفن یا قرار ملاقات پیشنهاد دهید. نکته: برای برنامه‌ریزی سریع‌تر جلسات خود و جلوگیری از ایمیل‌های رفت و برگشت، از free meeting tool استفاده کنید.
۴- از فونت‌های استاندارد استفاده کنید
اگر از کیبورد غیر انگلیسی استفاده می‌کنید، ممکن است فونت مورد استفاده، در دستگاه فرد دیگر درست نمایش داده نشود. اگر می‌خواهید مانند یک فرد انگلیسی زبان بنظر بیایید از فونت‌های استاندارد استفاده کنید. بعضی فونت‌های زبان‌های دیگر «فونت انگلیسی» مخصوص خودشان را دارند، و آنچه که به ارمغان می‌آورند این است که نشان می‌دهد نویسنده یک فرد غیر انگلیسی زبان است.
برای جلوگیری از بروز انواع مشکلات فنی، به موارد ایمن پایبند باشید. از فونت‌های ایمن ایمیل استفاده کنید، از قبیل:
- Arial
- Courier
- Georgia
- Helvetica
- Lucida Sans
- Tahoma
- Times New Roman
- Trebuchet MS
- Verdana
در واقع این دقیقا لیستی است که جی‌میل می‌دهد: استفاده از این فونت‌ها شما را مطمئن می‌سازد که گیرنده پیغام شما را با یک فونت نرمال دریافت خواهد کرد و اهمیتی ندارد که ایمیل را با چه دستگاهی باز کند.
۵- انتهای نامه خود را بنویسید
وقتی که متن نامه را نوشتید نوبت بستن محتوای ایمیل است. مجبور نیستید که آن را تجملاتی انجام دهید، فقط کافیست پایان نامه را ساده و آسان باشد. به‌جای آن از بخش پایانی مطمئن و تایید شده استفاده کنید و تلاش کنید این کار را به‌خوبی انجام دهید. می‌توانید از برخی بخش‌های پایانی که متداول‌تر هستند استفاده نمایید، از قبیل:
- Yours sincerely
- Yours truly
- Yours
- Sincerely
- Best regards
- Best
- Warm regards
- Warm wishes
- Kind regards
- Kind wishes
- Thank you
- Thanks
اگر واقعا به دنبال یک چیز غیر تکراری و غیر تجملاتی هستید به لیست بالا نگاه کنید، می‌توانید بخش پایانی ایمیل را از بین آنها امتحان کنید.
جمع بندی
در این مقاله سعی کردیم نکاتی را در مورد ایمیل نویسی به زبان انگلیسی بیان کنیم. این نکات برای شرکت هایی که با کشورهای خارجی مکاتبات دارند بسیار اهمیت دارد. لطفا نظرات تان را در مورد این مقاله به صورت دیدگاه برایمان ارسال نمایید.
